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Bei der Digitalisierung von Businessprozessen steht meist auch die Webplattform im Zentrum. Sie ist die Visitenkarte der Unternehmung, soll Kunden zu Interaktionen animieren oder als Verkaufsportal dienen. Dazu muss sie mobileoptimiert und stets aktuell sein. Will man den Webcontent schnell und effizient updaten können, kommt man um ein leistungsfähiges Content Management System nicht herum. Die Software erleichtert es Sitebetreibern, die Daten unterschiedlicher Quellen zusammenzuführen und zu präsentieren. Doch wie wählt man das richtige aus?
In den gelegentlichen Diskussionen der Internetbranche bezüglich «Open Source- oder kommerziellen CMS-Lösungen» werden häufig dieselben Argumente wiederholt, nämlich die Vorteile der ersteren (lizenzfrei, Entwickler-Community, Support via Foren) im Vergleich zu denen der kommerziellen (garantierter Support, vertragliche Absicherung, Stabilität und Performance).
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Tatsache ist: bei beiden Lösungen entstehen vergleichbare Kosten, entweder durch Lizenzen oder durch teuer erkaufte Supportleistungen. Dies macht es schwer, aus den hunderten von solchen Software Lösungen die «richtige» zu wählen (http://www.cmsmatrix.org/matrix). Für die meisten Sitebetreiber ist das CMS auch nicht das prioritärste Kriterium bei der Umsetzung ihrer Webprojekte, sondern eher die Gesamtleistung des Angebots und das Vertrauen in den technischen Partner (Fachkompetenz, Referenzen).
Um sich nicht zu tief mit technischen Details befassen zu müssen, reicht es, sich bei der Wahl der Software folgende 7 Fragen zu stellen:
1. Unterstützt das CMS meine Ziele?
Lassen sich mit der Content Management -Lösung meine Ziele für das Webprojekt realisieren, z.B. meine Mobile-First-Strategie umsetzen, meine Onlineangebote ausbauen, meine Bestellprozesse automatisieren? Lassen sich damit die Nutzererlebnisse steigern, Kosten einsparen, die Sicherheit erhöhen? Kann ich Social-Media-Plattformen problemlos integrieren? Lassen sich Leads einfacher generieren?
2. Ist es benutzerfreundlich?
Ist die Editier-Umgebung übersichtlich und verständlich aufgebaut? Kann ich Inhalte (Texte oder Multimedia-Formate) flexibel erfassen und ändern? Ist eine Preview Ansicht vor dem Publizieren möglich? Ist auf Wunsch ein «Workflow» Prozess gegeben und kann ich jederzeit auf vorgängige Versionen zurückgreifen? Kann ich Inhaltsanpassungen vorwiegend ohne technische Hilfe machen? Idealerweise entlastet ein gutes CM-Tool die eigene IT.
3. Ist es modulartig aufgebaut?
Ist es mehrsprachig? Lassen sich neue Komponenten, Plugins und Funktionen unkompliziert integrieren/aktivieren? Zu einem guten Content Management System gehört auch das Verwalten von Blogs, News-Systemen, Wikis, Foren, User-generated-content (UGC ), Suchmaschinenoptimierung (SEO), eCommerce, Datenerfassung und die Integration der im Einsatz stehenden Business-Tools. Diese Liste lässt sich beliebig weiterführen.
4. Ist es technisch auf der Höhe?
Unterstützt das Content-Management-Tool mobilegerechte Gestaltung wie Responsive Design? Lassen sich komplexe, animierte Sites effizient realisieren? Können Erweiterungen unkompliziert umgesetzt, Plugins und Anwendungen ohne weiteres eingebaut werden? Kann es Analyse-Tools, CRM-Lösungen, BI und möglicherweise Big-Data-Systeme kombinieren? Ein modernes CMS ist technisch ausbaufähig, schnittstellenfreundlich und in der Architektur vorausschauend. Dies hilft, Kosten einzusparen. Und nicht zuletzt: Die Techniken im Web verändern sich ständig. Wird die Software laufend weiter entwickelt? Sind regelmässige Softwareoptimierungen und Updates gewährleistet? Wie sieht es mit der technischen Performance aus?
5. Ist der Support gewährleistet?
Stehen mir kompetente Ansprechpartner zur Verfügung? Kann ich jederzeit auf Anwender- und technischen Support bei meinem Webpartner zurückgreifen? Sind Backups und Wiederherstellung im Notfall gewährleistet?
6. Stehen Kosten und Nutzen im Verhältnis?
Lässt sich mein Projekt mit dem Content Management System schnell und effizient realisieren? Wie ist das Verhältnis der Aufwände für allfällige Lizenzen und den geschätzten jährlichen Support? Vorsicht ist geboten bei scheinbaren Kostenvorteilen, welche gewöhnlich durch aufwändigere Programmierung und fehlenden Support dahin schmelzen. Dieser Punkt wird bei Open Source Lösungen häufig unterschätzt.
7. Besteht eine Abhängigkeit vom technischen Partner?
Bei einer Content Management -Software ist von Vorteil, wenn sie etabliert und verbreitet ist, und ihre Weiterentwicklung unabhängig von Agenturen sichergestellt ist. So lässt sich bei Unzufriedenheit - oder sollte er nicht mehr zur Verfügung stehen - der technische Partner wechseln.
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